Eind september 2021 voerde Geodan een QuickScan uit voor de Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO). Anne-Jan Wijnstok werkte als informatiemanager samen met een aantal andere collega’s aan de QuickScan. In dit interview geeft Anne-Jan aan hoe de QuickScan de FUMO helpt bij het verdere proces.

Wat was de aanleiding voor het houden van een QuickScan?

Vanuit het werkveld werd ons al snel duidelijk dat de komst van het Register Externe Veiligheid (REV) een grote uitdaging met zich meebracht. Wij zagen dat een QuickScan ons kon helpen die in kaart te brengen. Ten eerste om te dienen als goede nulmeting; waar staan we nu? Ten tweede om ons management mee te nemen in de opgave die er ligt om aan te sluiten op het REV. Wij zochten zelf contact met Geodan met de QuickScan als resultaat.

Wat hadden jullie zelf al gedaan voorafgaand aan de QuickScan?

Met de ontwikkelingen rond de Omgevingswet zijn wij zelf gaan onderzoeken welke informatie er nodig is in het kader van Externe Veiligheid. Intern was de samenwerking tussen de inhoudelijke specialisten en informatiemanagement snel gevonden. Die samenwerking is van belang, omdat er echt twee kanten aan het REV zitten: een inhoudelijke kant die gaat over wat we aan moeten leveren en een informatievraagstuk over hoe we dat gaan doen. Intern zijn we direct aan de slag gegaan. De grootste uitdaging zit volgens ons vooral in het bijhouden en aanleveren van GIS-data en deze data inbedden in ons werkproces. Het REV vraagt ons om informatie over objecten als shapefiles (vlakken, lijnen, cirkels, etc.) aan te leveren.

Bij de FUMO werken we met een opensource GIS. Onze kennis op het gebied van GEO-ICT gaan wij als FUMO verder uitbouwen. Vanuit de informatievoorziening zien we het zaaksysteem niet als oplossing voor de aanlevering van data aan het REV. De ontwikkelingen rondom een REV en de Omgevingswet zijn echt gericht op ruimtelijke data en dat vraagt om specifieke functionaliteit die een zaaksysteem vaak niet, of onvoldoende biedt. Doordat we nog weinig ervaring hebben met ruimtelijke datasets en GIS is het lastig in te schatten hoeveel extra tijd en geld dit gaat kosten. Ik denk dat meer OD’s hiermee worstelen.

Waar heeft de QuickScan jullie mee verder geholpen?

De QuickScan geeft ons een goed beeld van waar we staan. Wij hebben onze ideeën kunnen toetsen aan de kennis van Geodan over de opgave die er ligt. Dit helpt ons om duidelijk te krijgen wat er nog moet gebeuren in de komende maanden. Zo zijn we nu bezig om zelf een roadmap te maken voor de stappen die we nog moeten zetten. Bij het maken en verder uitwerken van deze roadmap, zoeken we de samenwerking met OD’s uit onze regio. We zullen een impactanalyse doen om het GEO-dataproces op orde te krijgen. Het is belangrijk om ons management en de bevoegde gezagen die de FUMO vertegenwoordigt een belangrijke boodschap mee te geven: wat is onze opdracht? En voor welke uitdaging staan wij?  

Hoe kijk je terug op de hulp bij de QuickScan?

De QuickScan met Geodan heeft onze collega’s van de EV-inhoud en ICT bij elkaar gebracht. De gesprekken hebben wij als prettig ervaren. In een relatief korte tijd kregen wij veel informatie, waardoor we nu meer dezelfde taal spreken. Dat heeft geleid tot een helder, gezamenlijk beeld. Hierdoor groeiden we meer naar elkaar toe. De contacten met Geodan liggen er nu waardoor we elkaar makkelijk vinden.

En hoe gaan jullie nu verder?

Vooral niet afwachten. We moeten het management actief blijven benaderen en in gesprek blijven over de uitdagingen met betrekking tot Externe Veiligheid en het REV. We gaan verder met het ontwikkelen van de roadmap. Daarnaast gaan we investeren in GIS-kennis voor de medewerkers, voor onze werkprocessen en voor het aanpassen van het zaaksysteem. Dit is het moment om zaken goed te regelen. Hierbij is het allerbelangrijkste: het samen optrekken met collega’s zowel intern als extern.